AudioVisual blogi - Julkaistu 6.9.2017

Rakentaisiko virtuaalihuoneen?

Ennen kokoustamisen tulevaisuusvisioita, pieni katsaus historiaan: muinoin, 1990-luvulla, videoneuvottelut olivat vau. Myös videoneuvottelulaitteet olivat vau, vaikka niiden toiminta oli vau vain harvoin. It-tukea tarvittiin aina ja videoneuvottelu päättyi pahimmassa tapauksessa osanottajien yksimielisyyteen siitä, että paikan päälle matkustaminen olisi ollut parempi ratkaisu.Hyppäys tähän päivään: voimme lähettää palaverin osallistujille kutsun ns. virtuaalihuoneeseen. Jotkut saapuvat paikan päälle, toiset virtuaalihuoneeseen. Osallistuja valitsee itse kumpi hänelle parhaiten sopii. Miitti alkaa ajallaan, asiat hoidetaan, päätökset tehdään ja lopussa kaikki ovat hymyssä suin. Tyytyväisyys on sataprosenttinen ja tapaaminen päättyy ennätysajassa.Palaveritekniikka palasinaMonet yritykset ovat viime vuosina investoineet kunnolliseen videoneuvottelujärjestelmään. Samaan aikaan työntekijät käyttävät omilta koneiltaan mm. Skypea, Webexiä tai vastaavaa verkkokokousohjelmaa satunnaisten tai hieman säännöllisempien palaverien pitämiseen. Nämä kokousohjelmat ovat parhaimmillaan kahdenkeskisissä neuvotteluissa ja tänä päivänä myös oiva keino osallistua videoneuvotteluun eli ne toimivat ns. henkilökohtaisen clientin roolissa.Omilta koneilta käytettävät ratkaisut eivät ole ongelmattomia, ne aiheuttavat mm. kuormitusongelmia. Kannattaakin kysyä kestävätkö yrityksen verkot kasvaneen videoliikenteen? Yksin neuvotteleva käyttää yhtä paljon kaistaa kuin videoneuvottelujärjestelmä ja samanaikaisia omilla koneilla neuvottelijoita voi yrityksessä olla keskellä päivää todella paljon. Ratkaisuna virtuaalihuoneKun neuvottelun järjestäjä lähettää osanottajille kalenterikutsun, johon on lisätty linkki virtuaalihuoneeseen, asiat muuttuvat radikaalisti helpommiksi. Virtuaalihuone on se yhteinen kokoushuone, johon pääsee lähes miltä tahansa laitteelta tai ohjelmistolta.

Kun osallistujat klikkaavat linkkiä, he näkevät yksinkertaisen näkymän, joka neuvoo heitä liittymään kokoukseen haluamallaan tavalla. Osallistumisvaihtoehtoja on laidasta laitaan: videoneuvottelulaite, nettiselain, Skype for Business, tabletti tai älypuhelin. Osallistua voi myös puhelinsoitolla maakohtaiseen paikallishintaan, jolloin erillistä puhelinneuvottelupalvelua ei tarvita.

Osallistuja voi testata yhteyttään, mikrofonia ja kameraa ennen liittymistä, jolloin vältetään neuvottelun aikainen konfigurointi. Yhteys on tietoturvallinen ja pääsy virtuaalihuoneeseen voidaan suojata PIN-koodilla.

Helpottamassa IT:n työtä

IT:n näkökulmasta virtuaalihuonejärjestely poistaa lukuisia esteitä ja pullonkauloja, sillä järjestelmä sijaitsee pilvessä ja skaalautuu tarpeen mukaan. Ääni ja kuva kulkevat Ricohin maailmanlaajuisessa videoverkossa, mikä takaa tasaisen laadun, oli osallistujia Suomessa, Yhdysvalloissa, tai vaikka Kiinassa. Mikäli videoneuvotteluhuonejärjestelmät ovat hyvässä kunnossa, niitä kannattaa hyödyntää samassa yhteydessä ja saada niistä lopultakin täysi hyöty yhdistettynä henkilökohtaisiin viestintäratkaisuihin.

Lähtökohtana työkulttuurit ja kokoustarpeet

Yritysten kulttuurit ja tiimityöskentelyn tavat ovat muuttuneet paljon tekniikan myötä. Parhaimmillaan muutokset ovat olleet orgaanisia ja ne ovat huomioineet olemassa olevat tavat myös kokoustamisessa. On yrityksiä, joille virtuaalityöskentelykulttuuri on uusi ja ratkaiseva muutos kaikessa tekemisessä. Toisille se on ennestään tuttu, mutta vihdoinkin mutkaton tapa yhdistää tekijät keskenään.

Virtuaalineuvottelujärjestelmää suunniteltaessa kysymme asiakkaalta aina, mitä sillä halutaan saavuttaa. Onko painopisteenä matkustamisen vähentäminen vai spontaanien, uusien työtapojen tehostaminen? Nämä kysymykset kysytään, kartoitetaan ja ratkaistaan yhdessä.

Lopultakin voimme puhua aidosti yhdistyneestä viestinnästä. Tule kokoukseen haluamallasi tavalla. Videolla nähdään!

Kirjoittaja Kristian Nikander toimii Solution Sales Managerina Communication Services -yksikössä Ricoh Finland Oy:ssa.

Ilmoittaudu maksutta tapahtumaan